Términos y condiciones de SmartPend

Estas condiciones regulan el uso de SmartPend (https://smartpend.alkes.mx) entre Alkes, software y soluciones TI, con domicilio en Guadalajara, Jalisco, México, y la persona física con actividad empresarial o la persona moral que lo contrata (el Cliente). SmartPend es para uso empresarial o profesional, no para consumo personal.

Al crear una cuenta, contratar o usar el servicio, el Cliente y las personas que lo usan aceptan estas condiciones, el Aviso de privacidad y el Acuerdo de tratamiento de datos. Quien acepta a nombre de una organización declara tener facultades para hacerlo.

SmartPend es un sistema para registrar y dar seguimiento a pendientes y proyectos: cada solicitud tiene folio, responsable, estado e historial, y quien reporta puede consultar su folio sin llamar.

Incluye:

• Pendientes y proyectos con folio, asignación, estados, etiquetas, seguidores y avisos.
• Formularios públicos para que tus clientes reporten sin cuenta.
• Dictado por voz y asistente de IA para crear y proponer pendientes.
• Reportes exportables, soporte, mantenimiento y actualizaciones.

Se usa desde el navegador. No hay nada que instalar en servidores propios.

• Usuario es la persona con una cuenta activa en SmartPend. Cada usuario con cuenta activa cuenta para el cupo, sin importar su rol.
• Cada cuenta es personal e intransferible. No se comparten contraseñas ni NIP.
• El administrador del Cliente da de alta y de baja a los usuarios, asigna roles y permisos, y responde por su equipo y por lo que se captura en sus cuentas.
• El Cliente contrata un cupo de usuarios. Mientras haya lugares libres, puede activar usuarios sin costo adicional. Si necesita más lugares, el sistema muestra el cargo antes de confirmar.
• Quien administra la cuenta debe avisarnos de inmediato si sospecha un acceso no autorizado.

Precio por usuario. Se cobra por cada usuario con cuenta activa y baja con cada usuario que se suma: el descuento es de 1% por cada usuario adicional al primero, y llega a su máximo de 50% arriba de 50 usuarios. El descuento aplica al precio de todos los usuarios, no solo de los nuevos. La fórmula vigente y una calculadora están en la sección Precios de https://smartpend.alkes.mx/#precios. Los precios están en pesos mexicanos e incluyen el IVA.

• Mensual o anual. El pago es por adelantado. En el plan anual solo se pagan 10 meses, y los otros 2 son gratis. La suscripción se renueva sola al final de cada periodo, con el medio de pago registrado en Stripe, hasta que el Cliente la cancele.
• Altas a mitad del periodo. Al aumentar los usuarios contratados se cobra al momento la parte proporcional hasta la próxima renovación, y desde la siguiente factura el precio por usuario se recalcula con el nuevo total. Si el cobro falla, el aumento no se aplica.
• Bajas. Desactivar un usuario libera su lugar, que puede reasignarse sin costo dentro del periodo, pero no cambia el cobro. Para pagar menos, el administrador reduce los usuarios contratados en Configuración: la reducción rige desde la siguiente renovación y no hay reembolso a mitad del periodo.
• Cambios de precio. Los avisamos con al menos 30 días y aplican desde la siguiente renovación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes.
• Falta de pago. Se reintenta el cobro. Tras 5 días de gracia se suspende el acceso. Si el pago no se regulariza, la cuenta puede cancelarse y los datos eliminarse con un aviso previo de 15 días.
• Reembolsos. Hay un demo público para evaluar el servicio antes de contratar. Una vez habilitado el acceso y comenzado el periodo, no hay reembolsos. La única excepción es una falla crítica y generalizada que impida usar el servicio por completo y que no se resuelva en 9 días.
• Facturación. El Cliente pide su factura (CFDI) escribiendo a facturacion@alkes.mx con sus datos fiscales y el comprobante de pago, y Alkes la emite. Los pagos se procesan con Stripe; Alkes no guarda los datos completos de tu tarjeta.

Todo el servicio está incluido en el precio por usuario, sin planes ni módulos de pago. Para que siga siendo sostenible para todos, se aplica este uso justo:

• Registros y documentos: sin tope fijo.
• Almacenamiento de archivos: 1 GB por usuario, sumados para toda la empresa. Cuentan los archivos adjuntos y las fotos, no los registros de texto.
• Dictado y asistente de IA: uso razonable para el trabajo normal de cada usuario. Si el consumo de un Cliente rebasa de forma sostenida y muy por encima lo habitual, lo avisamos y podemos proponer un paquete adicional. Podemos limitar la duración o la frecuencia de dictados que excedan un uso normal.
• Envío de documentos por correo: los pendientes, proyectos y fichas de clientes que el Cliente envía desde el sistema salen por el servicio de correo de Alkes, que es compartido entre todos los clientes. Para proteger que los correos de todos lleguen a su destino, ese servicio tiene un uso justo: el sistema limita la rapidez de los envíos, avisa cuándo se puede volver a enviar y no puede usarse para envíos masivos, publicidad ni correo no solicitado. Si el Cliente necesita enviar sin esa limitación, o desde su propio dominio, puede configurar el servidor de correo de su organización en Configuración; con él no aplica este uso justo.
• Automatizaciones masivas: no está permitido generar registros o consultas de forma masiva o automática que degraden el servicio para otros clientes. Podemos limitar la velocidad de importaciones y operaciones masivas.
• Qué pasa al rebasarlo: avisamos al llegar al 80%. No cortamos el servicio por rebasar un límite. Si el uso sigue por encima de lo razonable, conversamos contigo y, cuando aplique, ofrecemos un paquete adicional con precio publicado.

Inteligencia artificial. El dictado y el asistente usan servicios de OpenAI: el audio o el texto que dictas se envía para transcribirlo o analizarlo. Las respuestas pueden tener errores, y el Cliente debe revisarlas antes de confiar en ellas. No dictes ni captures datos sensibles que no necesites. Alkes no usa tu contenido para entrenar modelos.

Formularios públicos y consulta de folio. El Cliente decide si publica un formulario y qué campos pide. Los datos que escriben quienes reportan son datos del Cliente. El Cliente debe poner en su formulario su propio aviso de privacidad, y no pedir datos sensibles ni escribir información confidencial en campos que se consulten con el folio.

Adjuntos. Los archivos que se suben cuentan para el almacenamiento. El Cliente garantiza que tiene derecho a subirlos.

• Son del Cliente. La información que el Cliente captura en el servicio le pertenece. Alkes la trata solo para prestar el servicio y actúa como encargado, según el Acuerdo de tratamiento de datos.
• Exportación. El Cliente puede exportar su información en cualquier momento que lo desee, desde reportes hasta tablas de datos.
• Respaldos. Hacemos una copia de seguridad cada día de la base de datos y de los archivos, y conservamos una sola: la más reciente. No es posible recuperar información anterior a esa copia. Por eso el Cliente es el responsable final de conservar la información crítica de su operación, por ejemplo con exportaciones periódicas.
• Al terminar. Después de la cancelación el Cliente tiene 30 días para exportar su información. Pasado ese plazo la eliminamos; las copias de respaldo salen de circulación según su ciclo de rotación.
• Datos de terceros. El Cliente debe contar con la base legal y el aviso de privacidad necesarios para los datos personales de sus propios empleados, clientes o proveedores que capture en el servicio.
• Sin uso comercial. No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad. Solo usamos estadísticas agregadas y anónimas de uso, sin el contenido que capturas, para mejorar el servicio.

• Soporte. Por correo (soporte@alkes.mx), teléfono (333 946 0097) y WhatsApp. Respondemos en un plazo de 3 a 48 horas hábiles.
• Incluido. Corrección de errores, soporte técnico y las actualizaciones que se publiquen durante la suscripción.
• Disponibilidad. Buscamos una disponibilidad mensual de 98%, sin contar mantenimiento programado ni causas fuera de nuestro control (red, proveedores, fuerza mayor). Es un objetivo, no una garantía, y no genera créditos ni reembolsos.
• Alcance. El soporte cubre el funcionamiento del servicio. No cubre equipos, redes ni servicios de terceros del Cliente.

El Cliente y sus usuarios se comprometen a no:

• usar el servicio para fines ilícitos, fraudulentos o que violen derechos de terceros;
• intentar entrar a cuentas o datos de otros clientes, ni vulnerar la seguridad del servicio;
• copiar, revender, sublicenciar, descompilar o hacer ingeniería inversa del software;
• subir malware, o contenido ilícito, ofensivo o que infrinja derechos de autor;
• sobrecargar la infraestructura más allá del uso justo.

El software, las marcas, los diseños y los contenidos de SmartPend y de Alkes son nuestros o los usamos con autorización. Mientras la suscripción esté vigente, el Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el servicio en su operación interna. No adquiere derechos de propiedad sobre el software. Las sugerencias que nos haga el Cliente podemos usarlas para mejorar el servicio sin compensación.

Para operar usamos proveedores externos. Sus condiciones aplican a su parte del servicio:

• IONOS: alojamiento de los servidores
• Stripe: procesamiento de pagos y suscripciones
• OpenAI: transcripción de audio y asistente de IA en SmartPend
• Servicio de correo: envío de avisos y mensajes del sistema

• SmartPend se ofrece "tal como está" y "según disponibilidad". No garantizamos que sea ininterrumpido ni libre de errores.
• Las funciones de IA dependen de un tercero y su precisión varía. El Cliente es quien decide qué hacer con sus resultados.
• La responsabilidad total de Alkes por cualquier reclamación relacionada con el servicio no excederá lo que el Cliente pagó en los 12 meses anteriores al hecho que la originó.
• No respondemos por daños indirectos, pérdida de utilidades, de oportunidades de negocio o interrupción de la operación.
• Estas limitaciones no aplican en caso de dolo ni en lo que la ley no permita limitar. Tampoco respondemos por retrasos o fallas por causas fuera de nuestro control.
• El Cliente nos mantendrá libres de reclamaciones de terceros derivadas del contenido que captura o del uso ilícito del servicio.

• Por el Cliente. Puede cancelar cuando quiera, por los canales de soporte o desde la app. La cancelación aplica al final del periodo pagado, sin reembolso del periodo en curso.
• Por Alkes. Podemos suspender o terminar el acceso por falta de pago, uso ilícito, incumplimiento de estas condiciones o riesgo para la seguridad del servicio. Cuando sea posible, avisamos antes.
• Efectos. Al terminar se detiene el acceso. Aplica el plazo de 30 días para exportar datos de la cláusula de Datos del Cliente.

Podemos actualizar estas condiciones. Los cambios sustanciales los avisamos por correo o dentro de la app con al menos 30 días de anticipación. Si el Cliente sigue usando el servicio después, acepta la versión nueva. Si no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entre en vigor.

Estas condiciones se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales de Guadalajara, Jalisco, y renuncian a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Correo: soporte@alkes.mx. Teléfono y WhatsApp: 333 946 0097 (https://wa.me/523339460097).